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Auxiliaire administratif·ve

Afin de renforcer son pôle administratif, l’Université de Paix recrute un·e auxiliaire administratif·ve engagé à 0,60 ETP.

Description générale :
Assurer un soutien administratif transversal au sein du Pôle Administratif, en garantissant :
• un accueil professionnel des publics, des participants et des formateurs
• un soutien administratif aux services administratif et financier
• une collaboration fluide avec les membres du secrétariat, de la logistique, de la comptabilité et de la gestion de l’offre.

Le poste contribue directement à la qualité de l’accueil, à la fluidité des processus internes et au bon fonctionnement quotidien de l’association.

Chargé·e spécifiquement :

Soutien administratif et accueil
• Accueillir les participant·es, les formateurs et formatrices lors des activités organisées à l’Université de Paix
• Répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes
• Assurer le traitement du courrier : réception, tri, envoi, étiquetage

Gestion documentaire et organisation
• Classer et archiver des documents (papier et numérique)
• Mettre à jour des dossiers administratifs
• Encoder des données dans des tableaux ou bases de données

Support logistique aux formations et événements
• Préparer le matériel pédagogique nécessaire aux formations
• Participer à la gestion du matériel utilisé lors de salons ou événements
• Suivre les stocks de fournitures de bureau et contribuer aux commandes

Support à la gestion des ressources internes
• Participer au suivi des commandes de la boutique et à la gestion des stocks
• Gérer les prêts et retours de la bibliothèque interne

Appui administratif au service financier
• Encoder les dons et mettre à jour les tableaux de suivi
• Préparer des données destinées au suivi annuel des membres adhérents
• Classer et organiser des pièces justificatives
• Réaliser des vérifications administratives

Profil :

• CESS requis
• Une formation qualifiante en secrétariat constitue un atout
• Une expérience dans une fonction administrative ou comptable est appréciée

Compétences techniques :

• Utilisation de base des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Capacité à encoder des données dans des tableaux ou bases de données
• Compréhension élémentaire des documents comptables (justificatifs, extraits, tableaux de suivi)

Compétences comportementales

• Sens de l’accueil et du service
• Organisation, méthode et gestion des priorités
• Capacité à travailler en équipe et à assurer un backup
• Communication claire et professionnelle
• Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité
• Adaptabilité face aux changements et aux périodes de charge

Administratif :

• Obtention du passeport APE à l’engagement
• Casier judiciaire (modèle 2) à remettre au plus tard lors de l’entretien de sélection si vous êtes présélectionnés

Votre contrat :

• Régime de travail : 0,60 ETP
• Heures/semaine : soit 21h/35h semaine (pour 1ETP)
• Type de contrat : à durée déterminée de 7 mois – perspective CDI
• Salaire : Barème suivant Commission Paritaire 329.02 – Échelon 2 – Fonction “Auxiliaire administratif·ve” – Valorisation possible de 3 années d’ancienneté dans le profil de poste de l’appel à candidatures.
• Entrée en fonction : 1er juin 2026
• Lieu de travail : Namur

Procédure de recrutement :

les candidatures ne seront reçues et analysées que si elles sont envoyées via le formulaire ci-dessous.

Veuillez déposer votre candidature via ce formulaire. Toute candidature qui ne sera pas transmise par ce canal ne sera pas prise en compte.

Le formulaire

    Lettre de motivation

    Curriculum vitae

    Extrait de casier judiciaire (modèle 2)

    Veuillez prouver que vous êtes humain en sélectionnant l’arbre.